Согласование

Согласование мероприятий на территории Центрального парка отдыха города Алматы

Центральный парк отдыха города Алматы является общественным пространством с высокой посещаемостью, семейной направленностью и повышенными требованиями к безопасности, порядку, визуальному оформлению и соблюдению правил парка.

Проведение мероприятий, промоакций, съемок, размещение информационных материалов, установка конструкций, использование звукового оборудования, организация консультационных, рекламных, социальных, благотворительных, партнерских и иных активностей на территории парка допускается только после предварительного письменного согласования с администрацией парка.

Как подать заявку

Для рассмотрения возможности проведения мероприятия необходимо заполнить заявку по установленной форме на бланке организации  и направить ее в формате PDF на электронную почту:

almatycentralpark@gmail.com

Заявка рассматривается только при наличии достаточной информации о формате, целях, сроках, участниках, оборудовании, визуальных материалах, ответственности организатора и предполагаемой зоне размещения.

Обращаем внимание: срок рассмотрения заявки не означает автоматического согласования мероприятия. Администрация парка вправе запросить дополнительные сведения, предложить другую площадку, изменить условия размещения либо отказать в проведении мероприятия при наличии организационных, технических, безопасностных, репутационных или иных причин.

Рекомендуемые сроки подачи заявок

Проведение мероприятий на территории парка требует заблаговременной подготовки. Просим учитывать следующие ориентировочные сроки подачи заявок:

  • небольшие информационные активности без монтажа, звука, транспорта и рекламных конструкций — не менее чем за 7–10 календарных дней;

  • мероприятия с палатками, стойками, раздачей материалов, участием персонала или оформлением зоны — не менее чем за 14 календарных дней;

  • массовые мероприятия, мероприятия с предполагаемым количеством участников от 300 человек, участием СМИ, государственных органов, партнеров, медицинских специалистов, волонтеров, подрядчиков, технического оборудования или повышенной нагрузкой на территорию — не менее чем за 21 календарный день;

  • крупные мероприятия со сценой, звуком, экраном, транспортным заездом, монтажом конструкций, подрядчиками или несколькими зонами размещения — рекомендуется подавать заявку не менее чем за 30 календарных дней.

Заявки, направленные в короткие сроки до предполагаемой даты проведения, могут быть оставлены без согласования и не допущены, если у администрации парка отсутствует достаточное время для проверки программы, площадки, технических условий, безопасности и ответственности организатора.

Что необходимо указать в заявке

В заявке необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. полное наименование организатора;

  2. ответственное лицо и контактные данные;

  3. дата и время мероприятия;

  4. время монтажа и демонтажа;

  5. цель и формат мероприятия;

  6. предполагаемое количество участников и посетителей;

  7. желаемая зона размещения;

  8. схема размещения оборудования, конструкций, столов, палаток, стоек, баннеров и иных элементов;

  9. перечень используемого оборудования;

  10. необходимость подключения к электричеству;

  11. необходимость звукового оборудования;

  12. необходимость заезда транспорта на территорию парка;

  13. наличие фото-, видео- или медиасопровождения;

  14. наличие партнеров, спонсоров, брендов, частных компаний или иных организаций;

  15. наличие рекламной, коммерческой, консультационной, медицинской, образовательной или иной специальной составляющей;

  16. перечень материалов, которые планируется распространять среди посетителей;

  17. макеты баннеров, плакатов, буклетов, стоек, пресс-воллов и иных визуальных материалов;

  18. меры по обеспечению порядка, безопасности, уборки и сохранности территории;

  19. подтверждение ответственности организатора за содержание мероприятия, привлеченных лиц, оборудование, материалы и действия участников со стороны организатора.

Социальные, благотворительные и государственные мероприятия

Администрация парка с уважением относится к социальным, просветительским, благотворительным, образовательным и государственно значимым инициативам.

Такие мероприятия могут быть рассмотрены в приоритетном и индивидуальном порядке при условии, что они:

  • не нарушают правила парка;

  • не создают угрозу безопасности посетителей;

  • не мешают основному потоку отдыхающих;

  • не содержат скрытой коммерческой рекламы;

  • не используются для продвижения платных услуг, частных компаний, брендов, товаров или сбора клиентской базы без предварительного согласования;

  • имеют понятного ответственного организатора;

  • сопровождаются полной программой и схемой размещения.

Наличие социальной, благотворительной или просветительской цели не освобождает организатора от необходимости предварительного согласования мероприятия, программы, площадки, оборудования, визуальных материалов, ответственности и порядка проведения.

Коммерческая, рекламная и партнерская составляющая

Если в мероприятии присутствует хотя бы один из следующих элементов, мероприятие может быть рассмотрено как коммерческое, рекламное, партнерское или промо-мероприятие:

  • участие частной компании, бренда, клиники, школы, образовательного центра, поставщика товаров или услуг;

  • размещение логотипов, баннеров, брендированной формы, пресс-воллов, стоек или рекламных материалов;

  • продвижение товаров, услуг, приложений, курсов, консультаций, сертификатов, абонементов или коммерческих предложений;

  • раздача продукции, пробников, купонов, листовок, QR-кодов, промокодов или подарков от бренда;

  • сбор контактов посетителей, регистраций, заявок, анкет, подписок или клиентской базы;

  • фото- или видеосъемка с дальнейшим использованием территории парка в рекламных или PR-материалах;

  • участие спонсоров, партнеров, подрядчиков или иных организаций с целью продвижения.

Такая составляющая должна быть раскрыта в заявке заранее.

Скрытая коммерческая, рекламная или партнерская составляющая не допускается. При выявлении таких признаков администрация парка вправе изменить условия согласования, применить коммерческие условия размещения, потребовать демонтаж несогласованных материалов либо отказать в проведении мероприятия.

Визуальные материалы и реклама

Все баннеры, плакаты, афиши, буклеты, стойки, пресс-воллы, брендированные конструкции, указатели, информационные материалы и иные визуальные элементы подлежат предварительному согласованию с администрацией парка.

На территории парка не допускается самовольное размещение рекламы, баннеров, табличек, указателей, листовок, наклеек, брендированных конструкций и иных материалов без письменного согласования.

Администрация парка вправе отказать в размещении материалов, если они не соответствуют семейному, общественному, визуальному или репутационному статусу парка.

Безопасность и ответственность

Организатор мероприятия несет ответственность за:

  • достоверность предоставленной информации;

  • содержание мероприятия;

  • действия своих сотрудников, представителей, волонтеров, подрядчиков и приглашенных лиц;

  • используемое оборудование;

  • соблюдение согласованной схемы размещения;

  • сохранность территории;

  • соблюдение общественного порядка в зоне проведения мероприятия;

  • своевременный монтаж и демонтаж;

  • уборку территории после завершения мероприятия;

  • соблюдение требований безопасности, санитарного состояния и корректного взаимодействия с посетителями парка.

Парк не несет ответственность за содержание мероприятия, действия организатора, привлеченных специалистов, подрядчиков, партнеров, участников, распространяемые материалы, консультации, услуги, товары или заявления организатора, если иное не установлено отдельным письменным соглашением.

Что запрещено без согласования

Без предварительного письменного согласования с администрацией парка запрещается:

  • проводить мероприятия, акции, промо, презентации и консультации;

  • устанавливать палатки, шатры, стойки, столы, сцены, экраны, баннеры и конструкции;

  • использовать звук, микрофоны, колонки, генераторы и иное оборудование;

  • подключаться к электросети парка;

  • распространять листовки, буклеты, купоны, QR-коды и рекламные материалы;

  • собирать контакты, анкеты, регистрации и заявки посетителей;

  • проводить коммерческие консультации, продажи или продвижение услуг;

  • использовать наименование, территорию, визуальный образ или объекты парка в рекламных материалах;

  • осуществлять транспортный заезд на территорию парка;

  • проводить фото- и видеосъемку в коммерческих, рекламных или медийных целях.

Контакты для уточнений

По вопросам регламента подачи заявок можно писать с 10:00 до 18:00 в WhatsApp +7 777 125 49 57. Писать сообщения, а не звонить.

Заявки и документы направляются на электронную почту:

almatycentralpark@gmail.com

 
Telegram-plane Instagram Envelope